Hva er forpliktede kostnader, og hvorfor bør du følge dem før fakturaen kommer?

Hver gang noen i virksomheten godkjenner en bestilling, er pengene i praksis brukt. Leverandøren har fått klarsignal, varene er på vei, og regningen kommer. Likevel dukker kostnaden først opp i regnskapet uker senere, når fakturaen er mottatt, kodet og bokført.

Det tidsrommet er der kostnadskontrollen enten skjer eller går tapt. Bedrifter som følger med på forpliktede kostnader, ser hva de har bundet seg til mens det fortsatt er mulig å gjøre noe med det. Bedrifter som bare ser på regnskapet, ser resultatet når beslutningene for lengst er tatt.

Denne artikkelen forklarer hva en forpliktet kostnad er, hvordan den skiller seg fra påløpte og bokførte kostnader, og hva som skal til for å følge den i sanntid.

Hva er en forpliktet kostnad?

En forpliktet kostnad er en kostnad virksomheten har bundet seg til, men som ennå ikke er fakturert. Forpliktelsen oppstår i det øyeblikket noen med fullmakt sier ja: en innkjøpsordre godkjennes, en underentreprise signeres, en avtale bekreftes. Fra da av er det sjelden mulig å trekke seg uten kostnad.

På engelsk heter dette committed cost. Å føre slike forpliktelser systematisk kalles forpliktelsesregnskap.

Mange bruker «påløpte kostnader» om det samme, men i regnskapsspråket betyr påløpt noe annet. En påløpt kostnad er en kostnad du har pådratt deg fordi varen er levert eller arbeidet er utført, selv om fakturaen ikke er kommet. Forpliktelsen kommer før det igjen.

Forpliktet, påløpt og bokført: tre tidspunkter for samme kostnad

Den samme kostnaden passerer tre stadier på vei inn i regnskapet. Forskjellen mellom dem er ikke beløpet, men når du får vite om den.

Avstanden mellom første og siste stadium er ofte flere uker, og på prosjekter med lange leveranser kan den være måneder. Så lenge kostnaden bare finnes i det første stadiet, er den usynlig for alle som styrer etter regnskapet.

Hvorfor regnskapet alltid ligger etter

Regnskapssystemet er laget for å registrere det som har skjedd. Det er en styrke når du skal avlegge regnskap, og en svakhet når du skal styre et prosjekt. Når en budsjettsprekk synes i månedsrapporten, er bestillingene som skapte den godkjent for lenge siden.

Det er derfor økonomiansvarlige så ofte er de siste som får vite om et overforbruk. Vi har skrevet mer om det i hvorfor CFO alltid er sist ut å vite at et prosjekt gikk over budsjett.

Det er når du forplikter deg at du kan påvirke kostnaden. Når fakturaen kommer, kan du bare kontrollere at den stemmer.

Hvorfor det lønner seg å følge forpliktede kostnader

Du kan påvirke kostnaden mens det fortsatt går an

Før bestillingen er godkjent, kan du velge en annen leverandør, redusere omfanget, forhandle pris eller vente. Etter at fakturaen er mottatt, er det meste av handlingsrommet borte. Å flytte kontrollen fra fakturaen til godkjenningen er den enkleste måten å få reell innflytelse over kostnadene på.

Budsjettet viser hvordan det faktisk står

Når forpliktelser føres mot budsjettet i det øyeblikket de godkjennes, viser budsjettlinjen hva som er bundet opp, ikke bare hva som er fakturert. Små bestillinger som hver for seg ser uskyldige ut, blir synlige når de summeres. Det er nettopp slike små beløp som får prosjektpenger til å lekke stille.

Kontantstrømprognosen blir til å stole på

Forpliktede kostnader er utbetalinger som kommer. Når de er registrert med beløp og forventet fakturadato, kan kontantstrømprognosen bygges på det virksomheten faktisk har bundet seg til, ikke på en fremskrivning av forrige måned.

Fakturakontrollen blir enklere

Når bestillingen er registrert med pris og antall, har fakturaen noe å kontrolleres mot. Det gjør det mulig å oppdage prisavvik, feil antall og tillegg som aldri ble avtalt, før betalingen går ut. Les mer i hvordan slutte å betale feil leverandørfakturaer.

Færre runder med manuell oppfølging

Mange trenger å vite hva som er bestilt og ikke fakturert: prosjektleder som følger budsjettet, innkjøper som følger utestående leveranser, regnskapsfører som skal periodisere riktig, og økonomisjef som skal oppdatere prognosen. Uten et felles register blir dette løst med regneark og spørsmål på e-post hver måned.

Hvem har mest å hente?

Alle virksomheter har forpliktede kostnader, men gevinsten av å følge dem øker med fire forhold:

• Volum. Jo større andel av kostnadene som er eksterne kjøp, desto mer av økonomien avgjøres i bestillingsøyeblikket.
• Ledetid. Jo lengre tid det går fra bestilling til faktura, desto mer ligger til enhver tid som åpne forpliktelser utenfor regnskapet.
• Marginer. Jo lavere marginer, desto mindre avvik skal til før et prosjekt går fra lønnsomt til tap.
• Kompleksitet. Jo flere bestillinger som ikke er standardkjøp, desto viktigere er det at beslutningen tas med budsjettet foran seg.

Prosjektbaserte virksomheter scorer ofte høyt på alle fire. Det gjelder blant annet bygg og anlegg, rådgivende ingeniører, maritim installasjon og energi.

Tre måter å følge forpliktede kostnader på

Uansett metode er prinsippet det samme: forpliktelsen må registreres når den oppstår, et sted der de som har budsjettansvar kan se den.

Hvor du begynner

1. Finn ut hvor bestillinger godkjennes i dag. Hvis svaret er «på e-post, på telefon og i to forskjellige systemer», er det der forpliktelsene forsvinner.
2. Bestem hvor forpliktede kostnader skal registreres. Ett sted, som alle med budsjettansvar har tilgang til.
3. Knytt hver bestilling til en budsjettlinje. Først da kan du se hva som er bundet opp mot hva som er igjen.
4. Bruk forpliktelsene i rapporteringen. La budsjettoppfølging og kontantstrømprognose ta med det som er bestilt, ikke bare det som er fakturert.

Regnskapet vil alltid fortelle deg hva som skjedde. Forpliktede kostnader forteller deg hva som er i ferd med å skje, mens du fortsatt kan gjøre noe med det.